Ben je opzoek naar een uniek bedrijfsevenement? Bij HS Events hebben we verschillende totaalconcepten waaronder Winter Wonderland. Met dit totaalconcept kunnen we van iedere ruimte een sfeervolle locatie maken voor dit winterse evenement! Onderstaand nemen we je mee hoe dit gecreëerd wordt en hoe jij je eigen Winter Wonderland bedrijfsevenement kunt samenstellen!
Fase 1 Voortraject
Een goed begin is het halve werk. Daarom moeten er eerst een aantal zaken duidelijk worden:
Stap 1: Bepaal het doel van het evenement
Allereest is het belangrijk om het doel en gasten van het evenement in kaart te brengen. Deze facetten zijn belangrijk om te weten hoe je het evenement gaat insteken, waar je prioriteiten liggen met betrekking tot het budget en het kiezen van een geschikte locatie.
Stap 2: Kies jouw locatie
Nadat het doel en aantal genodigden bekend is kan er een geschikte locatie voor het evenement gekozen worden. Bij veel bedrijven is het mogelijk een Winter Wonderland evenement op locatie op te bouwen. Denk bijvoorbeeld aan het magazijn, productiehal of de parkeerplaats. Mocht je geen ruimte binnen je organisatie hebben of toe zijn aan een andere omgeving dan de werkvloer, ga dan een externe locatie. HAL60 in Roelofarendsveen is een geschikte locatie in de Randstad voor 75-600 bezoekers.
Stap 3: Brainstormen
Bij HS Events sparren we samen met een opdrachtgever over de invulling van het evenement om tot een zo marktconform voorstel te komen waar alle facetten binnen de wensen van deze opdrachtgever in terugkomen. Belangrijk hierin is dat alle opties met kostenplaatjes op tafel komen te liggen zodat er een gedegen plan komt te liggen hoe het evenement vorm krijgt!
Fase 2 Concretiseren
Nu bekend is welke facetten in het evenement moeten terugkomen kunnen de faciliteiten, materialen, activiteiten en aanvullingen gekozen worden.
Stap 4: Overkapping
Indien er geen overdekte ruimte beschikbaar of gekozen is, zal er in verband met het weer een overkapping geplaatst moeten worden. De meest gekozen opties op onze evenementen zijn de alu hal en de stretchtent. Op onze sociale media zijn voorbeelden te vinden hoe deze tenten eruit zien (IG: @hseventsnl).
Stap 5: Bar
Naast bier, wijn en fris zijn er nog meer winterse opties om toe te voegen aan een evenement. Gekozen kan worden voor glühwein, welkomstprosecco, champagne, warme chocolademelk, koffie en thee, speciaal bierassortiment of bijvoorbeeld een cocktailbar. HS Events faciliteert al het bovenstaande inclusief representatief personeel en benodigde materialen!
Stap 6: food
Een heerlijk diner of winterse bites mogen natuurlijk niet ontbreken! Kies uit een heerlijk diner uit foodtrucks (zie onze blog over foodtrucks) of een kerstdiner uit onze kersthuisjes. Wij kunnen een luxe kerstdiner faciliteren of bites in Winter Wonderland thema. Denk hierbij aan erwtensoep, broodjes warme worst, hamburgers en poffertjes.
Naast de bovenstaande opties is het ook mogelijk te kiezen voor een ijskar, welkomstoester, bittergarnituur, luxe hapjes of late night fries!
Stap 7: Muziek
Een band, DJ, zanger, zangeres of toch maar die éne afspeellijst? Er zijn verschillende manieren om invulling te geven aan sfeervolle muzikale invulling op je evenement. Echter is de DJ de meest gekozen optie!
Stap 8: Acts/activiteiten
Bij alleen een diner en borrel adviseren wij een evenementduur van 4/5 uur. Echter zijn er ook veel partijen die het evenement wat ruimer insteken qua tijd, daarvoor adviseren wij om naast het diner en het dansen/netwerken een of meerdere mooie activiteiten voor de gasten te faciliteren.
Dit kan gedaan worden aan de hand van een show, spreker of attractie. Activiteiten die veel worden gekozen zijn de casino games, bingo show, kamelenrace truck, boks machine of De Borrel Show.
Stap 9: Techniek
Techniek is een van de belangrijkste faciliteiten op een evenement. Zorg altijd dat de benodigde techniek tijdig geïnventariseerd is. Denk hierbij aan presentatiemiddelen, verlichting, geluid.
Om het gehele evenement op rolletjes te laten verlopen is het essentieel dat er een stroomberekening is gemaakt door een professional, voldoende stroomcapaciteit is en dat er tijdens het evenement een technicus aanwezig is. Als je een evenement door HS Events laat faciliteren zorgen we dat dit tot in de puntjes geregeld is.
Stap 10: Decoratie
Samen met HS Events kun je jouw locatie omtoveren tot een magisch winter wonderland. Denk aan kersthuisjes, sterrendoeken, heaters, kerstbomen, winterse elementen en sfeervolle verlichting om de perfecte ambiance te creëren. Uiteraard is er naast ons Winter Wonderland basispakket nog veel meer mogelijk. Vraag ons naar de mogelijkheden!
Fase 3 Aanvullen
Stap 11: Extra’s
Tot slot kun je je evenement nog upgraden met bepaalde extra’s. Denk hierbij aan complimentenmeisjes, kerstmeisjes, een kerstman, photobooth, megagrote sneeuwbol, fotograaf, banners met naam van je organisatie of een kersthuisje voor de kerstpakketten!
Bekijk hier onze Winter Wonderland pagina indoor
Bekijk hier onze Winter Wonderland pagina outdoor
Neem contact met ons op om vandaag nog de eerste stap te zetten naar jouw Winter Wonderland evenement!
.jpeg)
.jpg)
.jpeg)
.jpg)
.jpeg)
.jpeg)
