Stap-voor-stap gids voor een succesvol bedrijfsevenement in kermisthema

Stap 1: Doelstellingen en doelgroep bepalen
Start met het vaststellen van de doelstellingen van het bedrijfsevenement. Wat wilt u bereiken met het evenement? De meeste evenementen in kermisthema staan in het teken van ontspanning, versterken van de teamgeest, werven van nieuw personeel en het dienen als uithangbord van de organisatie, want zo’n spectaculair evenement maakt natuurlijk indruk!

Maar mocht u een gecombineerd doel hebben, bijvoorbeeld het overbrengen van een boodschap. Houdt hier dan rekening mee in de planning en faciliteiten (bijvoorbeeld bij een presentatie).

Stap 2: Locatie selecteren
Kies een geschikte locatie die voldoende ruimte biedt voor alle geplande attracties en activiteiten. Zorg dat u bij de keuze voor een locatie voldoende budget overhoudt voor de attracties. Een voorbeeld van een geschikte locatie voor dit evenement in de Randstad is HAL60 in Roelofarendsveen.

Stap 3: Thema en decoratie plannen
Het kermisthema is de basis van uw evenement. Zorg voor passende decoratie en elementen zodat het gehele evenemententerrein het concept ademt zoals lichtletters, sfeerverlichting, opblaasbare materialen en confetti. Ook is het belangrijk de uitnodigingen van het evenement in thema te ontwerpen. Een uitnodiging in het thema zal werknemers eerder enthousiasmeren om ook daadwerkelijk naar het evenement te komen.

Stap 4: Entertainment en attracties regelen
Kies voor een mix van vermakelijke attracties die aansluiten bij het kermisthema. Denk aan kermisattracties zoals een grijpmachine, boksmachine, kamelenrace of draaimolen.
Andere leuke spellen zijn een voetbaldartbord, rodeo stier of spacebikes 2.0.
Naast attracties kan er gekozen worden voor een band, DJ of zanger/zangeres.

Stap 5: Food & Drinks
Bied diverse hapjes en drankjes aan die passen bij het evenement. Denk hierbij aan foodtrucks met (vegetarische) burgers, saté, popcorn, churros of pizza! Houdt altijd rekening met gasten die vegetarisch of halal producten wensen en alternatieven voor gasten met allergieën.
Wat betreft de dranken kan er naast het standaardassortiment van HS Events worden gekozen voor een cocktailbar als aanvulling.

Stap 6: Extra impact
Overweeg aanvullende facetten zoals een fotodoek, photobooth, complimentenmeisjes of Magic act.

Stap 7: Communicatie en aanmelden
Communiceer tijdig en duidelijk over het evenement naar alle genodigden. Zorg dat er gewerkt wordt met aanmeldingen zodat je concreet weet hoeveel gasten er komen. Dan weet je hoeveel personen je moet doorgeven aan de leveranciers en inkoop.

Stap 8: Uitvoering en evaluatie
Zorg tijdens het evenement voor één aanspreekpunt van alle betrokken partijen. Dit geldt voor de opdrachtgever, evenementenbureaus en leveranciers.
Evalueer in de werkweek na het evenement met deze losse aanspreekpunten het evenement.

Stap 9: Follow-up
Deel na de evaluatie de beelden die gemaakt zijn op social media zodat het evenement nog kort herbeleefd kan worden bij de gasten!

De link naar de crazy kermis event pagina

Team HS,